Category

Administration

City

Ottawa, Toronto, Ontario, Canada

Job Description

Senior Administrative Assistant

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)
• Retirement Planning Program
• Generous vacation days for permanent and long-term contracts
• Work-life balance
• Career Planning Program
• Learning and Professional Development Program
• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
The Senior Administrative Assistant is responsible for providing daily administrative and clerical support to the VP, Communications and Client Experience and supports the daily activities of the division. The incumbent is accountable for the efficient and effective coordination of the day-to-day activities that arise and external relations activities.

What you'll do
1. Coordinates and organizes the day-to-day activities of the division’s management team including scheduling meetings, organizing conference calls as well as preparing and processing correspondence as requested.

2. Responds to and resolves general and confidential inquiries of a non-technical nature and drafts, follows up and summarizes information to facilitate the preparation of replies for more technical correspondence.

3. Organizes and maintains correspondence and documentation files for the office.

4. Provides administrative support to other staff within the division such as processing and formatting documents from draft to final, travel arrangements (when permitted),

5. Provides support to steering and/or advisory committees including preparation of agendas, meeting coordination and other related administrative duties. Collects and prepares information for use in meetings and for presentation, takes minutes and action logs.

6. Provides a range of administrative support such as preparing and filing expense claims, overseeing quarterly budgeting processes and spearheading initiatives that require coordination across the division.

7. Organizes and maintains the filing systems for the division including archiving of documents in accordance with Records Management guidelines. Performs other duties as required.

8. Assists the digital intake team as required by – triaging work requests, arranging meetings, maintaining team files, folders and platforms, etc.

9. Assists teams within the division with administrative tasks, as required.

What you'll bring to the table

College diploma or equivalent experience in a specialized field.

Minimum 3 years related administrative experience at a senior level. Ability to manage numerous priorities and urgent requirements simultaneously.

Proven organizational ability and ability to work in a fast-paced environment where detail, accuracy and confidentiality are critical.

Ability to work with minimal supervision and take ownership to address obstacles and overcome barriers by identifying possible resolution options and alternatives.

High degree of initiative, discretion, tact, and professional demeanour. Strong interpersonal skills and ability to collaborate with both internal and external stakeholders.

Strong working knowledge of the Microsoft Office Suite (Word, Excel and PowerPoint), email and Outlook.

Excellent written and verbal communication skills and the ability to interact with a wide variety of people at all levels within the organization.

Fluency in both official languages is an asset.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

Vaccination remains the most effective tool to reduce the risk of COVID-19. CIHI is committed to ensuring the health and safety of our employees in the workplace, and therefore CIHI requires proof of vaccination for all of our employees unless a valid accommodation under legislation exists.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Adjoint administratif principal

Notre organisation

Notre organisation regroupe des leaders d'opinion de l'industrie qui sont passionnés par les données et veulent faire bouger les choses dans le domaine de la santé. À titre d'organisme autonome et sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires pour fournir de l'information essentielle sur les systèmes de santé au pays, favorisant la prise de décisions éclairées qui visent à améliorer la santé des Canadiens. À titre d'employé de l'ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l'évolution du système de santé canadien.

L'ICIS offrons un milieu de travail exceptionnel qui favorise la diversité, le respect, l'intégrité, la collaboration et l'innovation. Renseignexz-vous sur notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion et les efforts que nous déployons pour créer un environnmenent plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, leur offre une gamme d'avantages, dont les suivants :

• une structure salariale concurrentielle
• un régime d'avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail
• l'adhésion au régime de retraite HOOPP
• un programme de planification de la retraite
• un équilibre travail-vie personnelle
• un programme de planification de carrière
• des programmes d'apprentissage et de perfectionnement professionnel

Pourquoi ce rôle est-il important ?
L’adjoint administratif principal fournit au quotidien un soutien administratif au vice-président, Communications et Expérience client, et de l’aide à la réalisation des activités du Secteur. Il est responsable de la coordination efficace des activités quotidiennes et de celles liées aux relations externes.

Quelles seront vos responsabilités ?
1. Coordonner et organiser les activités quotidiennes de l’équipe de direction du Secteur, y compris les réunions et les conférences téléphoniques, en plus de préparer et de traiter la correspondance, au besoin.

2. Répondre aux demandes générales ainsi qu’aux demandes confidentielles qui ne sont pas de nature technique. Rédiger des ébauches, effectuer les suivis nécessaires et résumer l’information de façon à faciliter la préparation des réponses aux demandes de nature technique.

3. Organiser et tenir à jour la correspondance et la documentation.

4. Offrir un soutien administratif aux autres employés du Secteur, par exemple le traitement et le formatage des documents pour en faire des versions finales et l’organisation des déplacements (lorsqu’ils sont permis).

5. Fournir un soutien aux comités directeurs ou consultatifs, ce qui comprend la préparation des ordres du jour, la coordination des réunions et d’autres tâches administratives connexes. Recueillir et préparer l’information pour les réunions et les présentations, et rédiger les procès-verbaux et les registres d’activités.

6. Effectuer diverses tâches administratives comme la préparation et la soumission des demandes de remboursement des dépenses, la supervision des processus d’établissement trimestriel du budget et la réalisation d’initiatives exigeant une certaine coordination à l’échelle du Secteur.

7. Organiser et assurer le maintien des systèmes de classement pour le Secteur, y compris l’archivage des documents conformément aux lignes directrices en matière de gestion de dossiers. Assumer d’autres tâches, au besoin.

8. Aider l’équipe des demandes de contenu numérique, au besoin, en faisant le tri des demandes, en organisant des réunions, en assurant la tenue des dossiers, fichiers et plateformes de l’équipe, etc.

9. Accomplir des tâches administratives pour les équipes du Secteur, au besoin.

Que mettriez-vous à profit ?

Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente dans un domaine spécialisé.

Au moins 3 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif principal. Aptitudes à gérer une multitude de priorités et à répondre aux exigences urgentes.

Aptitudes éprouvées pour l’organisation et capacité à travailler dans un environnement de travail au rythme rapide où le souci du détail, de la précision et de la confidentialité est fondamental.

Capacité à travailler avec un minimum de supervision et à prendre l’initiative de trouver des solutions possibles aux obstacles.

Beaucoup d’initiative, de discrétion, de tact et de professionnalisme. Entregent et capacité à collaborer avec les intervenants internes et externes.

Bonne connaissance pratique des applications de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et des messageries électroniques comme Outlook.

Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite et capacité à interagir avec diverses personnes à tous les niveaux de l’organisme.

Maîtrise de l’anglais, essentielle; maîtrise du français, un atout.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les participants, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats retenus.

La vaccination reste l’outil le plus efficace pour réduire le risque de COVID-19. L’ICIS s’engage à assurer la santé et la sécurité de ses employés au lieu de travail. Par conséquent, l’ICIS exige une preuve de vaccination pour tous ses employés, à moins qu’une mesure d’adaptation ne s’applique en vertu de la loi.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L'ICIS s'engage à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible. Il s'engage entre autres à prendre les mesures d'adaptation nécessaires en vue de favoriser une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d'y répondre.

Skills

Reference

204775